Tecnología documental
Hace millones de años con la necesidad de comunicación y resguardo de la información producto de las actividades de la época, se genera un espacio de gran beneficio para implementar un sistema documental organizado y que pudiera ser la muestra de la huella dejada en ese momento, para ello se hacia uso de materiales que estaban presentes dentro del propio ecosistema, pero se debía tener en cuenta que aquello que se plasmara en dichos documentos debía ser comprendido, para ello se realizaba una decodificación de la lengua propia de estas civilizaciones dando origen a los primeros documentos, en ellos se plasmaban actividades contables, tiempos de cosecha y sequía entre otras multiples acciones que se traducian en posibles formas de controlar las debilidades y potencializar las oportunidades implementando el concepto de órden y transmisión de información.
http://bitly.ws/sgIE
En estas civilizaciones se idearon formas en las que poder dar sentido a estos sistemas documentales por medio de un método que fuera lo más eficiente posibledando origen a la creación de estanterias y diversos espacios de almacenamiento, pero al no tener en cuenta las condiciones de almacenaje de estos documentos al ser hallados muchos años más tarde se encontraban muchos de ellos en precarias condiciones las cuales hacían más difícil la tarea al momento de descifrar la información que contenían.
Siglos despúes se inicia el trabajo archivistico por el historiador, político y abogado José Manuel Restrepo Velez en el año 1826, en esta época se observaba el principio de procedencia institucional el cual hace referencia a el deber de no de mezclar los fondos documentales respectivos de una empresa con los de alguna otra, siendo estos conservados en su orden original de acuerdo a como fueron producidos según su respectivo proceso, en cuanto al orden original para un adecuada conservación, ordenamiento y clasificación de los documentos con el objetivo de que tanto el ente interno como externo tengan accesibilidad a estos, siendo entonces una herramienta de vital importancia para conservar la naturaleza, integridad y autenticidad de los mismos, siendo el principio de procedencia valido tanto para los archivos historicos como los administrativos, para la correcta aplicación de estos principios se deben realizar cierto tipo de actividades de reconocimiento de los documentos, a raiz de estos metodos surge la necesidad de otorgarle importancia alas funciones de archivo.
http://bitly.ws/sgJN
Tiempo despúes en el año 2000 se instauro la ley 594 por medio de la cual se dicta la ley general de archivo y otras disposiciones, en esta ley se comparten disposiciones de escogencia en cuanto a la forma en la que se pueden gestionar los documentos de forma tecnologíca. Por tanto en cuanto a lo mencionado anteriormente acerca de la gestión documental se expone lo siguiente:
1. Artículo 21. Programas de gestión documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
2. Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico,electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. ¿Pero entonces que papel desempeña la teconologia en este punto?
Teniendo en cuenta lo mencionado por la presente ley surge entonces una necesidad de automatización de los procesos documentales con el objetivo de, por un lado dar cumplimiento normativo y por otro adquirir un elemento que complementara la conservación de los soportes físicos permitiendo tambien dar origen a nuevas formas de almacenamiento. Esto da origen a el archivo digital el cual es una de las formas más eficaces de custodiar y conservar los documentos otorgando seguridad a los dirigentes puesto que se tiene un sistema que respalda y permite la accesibilidad dejando de lado el consumo de tiempo y costos cuando en el caso que se requiera realizar desplazamientos para obtener algun soporte, dentro de este punto tambien se debe teneer en cuenta que es parte fundamental para la difusión de los documentos.
Ligado a esto surgen los Softwares documentales como extensión de la rama digital que poco a poco se ha ido nutriendo en el ámbito de los archivos, estos softwares son capaces de gestionar cantidades voluminosas de documentos con el objetivo de optimizar de igual forma los procesos documentales dentro de las organizaciones permitiendo un avance en la manera de realizarlos y enfocandose siempre en la conservación y difusión de los mismos.
Estos métodos electronicos también son de gran ayuda en la vida diaria de las personas, permitiendo mejorar la realización de procesos documentales similares, claro esta que no de forma tan rigurosa, transformando la forma en la que son vistos los archivos y llegando a entender que son de vital importancia porque representan la memoria de los sucesos que esten plasmados en ellos y ante todo el poder que otorgan a su poseedor, en estos casos bastaria con llevar por ejemplo la contabilidad de los ingresos y egresos en una hoja de calculo de excel o crear carpetas en la nube formando una especie de repositorio documental con el fin de tener un plan de contingencia si es que el artefacto donde se encuentran almacenados sufre algun sinistro.
http://bitly.ws/sgQ3
http://bitly.ws/sgQ2
http://bitly.ws/sgRj
Adicional tambien es una forma en la que se puede mejorar el manejo de la información en linea permitiendo a los individuos acceder a esta de forma sencilla y rapida, lo que se traduce de nuevo en disminución de la inversión de tiempo, haciendo uso de los mencionados softwares manejadores por las empresas para ofrecer atención al cliente de calidad, hoy en dia la gran mayoria hace uso de estas herramientas ganando valor dentro del mercado y mejora en sus procesos, algunas de ellas son:
Las instituciones prestadoras de salud :
1. Permitiendo generar autorizaciones tanto de procedimientos, como medicamentos.
2. Solicitud de citas.
3. Aclaración de dudas.
4. Coordinación en la entrega de medicamentos, entre otros. https://www.youtube.com/watch?v=-j6HMLq4f2Y
Instituciones del estado
Registraduría Nacional del Estado Civil
Hoy en día consultar el estado de solicitud de algún documento es tan facil como y sencillo como parpadear, esto se traduce en un importante avance tecnologíco, dentro de esta plataforma tan importante en la sociedad Colombiana se puede realizar procedimientos como:
1. Consulta del estado del documento de identidad como se menciono anteriormente.
2. Solicitud de citas con el objetivo de realizar algún tramite.
3. Consulta de puesto de votación electoral y si es que ha sido designado como jurado de votación en el proceso electoral que tenga vigencia en ese momento.
4. Adicional se cuenta con un espacio para resolver dudas y consultar preguntas frecuentes que pueden ser de gran ayuda al momento de navegar por esta interfaz.
https://www.youtube.com/watch?v=k7wJJde7UiY
Notarias
Ahora se ha logrado que aquellos tramites que unicamente se podian realizar en el establecimiento de forma presencial se minimicen a plataformas virtuales donde estos son mucho más sencillos, algunos de ellos son:
1. Escritutas publicas.
2. Solicitud de registros civiles.
3. Hipotecas.
4. Incluso la autenticación de documentos.
https://www.youtube.com/watch?v=Owef4zuliXk
Transformando entonces la forma tradicional de realización de la mayoria de trámites agregando valor a estas y cada una de las instituciones que prestan servicios a la sociedad, lo que conlleva a percibir el avance tecnológico que hasta el momento se ha obtenido y que posiblemente sera mayor en corto tiempo, todo esto con el apoyo tanto de profesionales del ámbito social media, el presupuesto actual de cada establecimiento y el compromiso por parte de los mismos; adicional algo que no mencione anteriormente es que cada uno cuenta con chats propios para hacer uso dentro de la plataforma o en otras ocasiones mediante aplicaciones de mensajeria que permiten gestionar variedad de solicitudes en un tiempo muy corto adicionando un grado de valor importante en cuanto a atención al cliente y productividad, permitiendo la coordinación de los avances tecnológicos con las actividades que se desempeñan dentros de estos establecimientos y con la vida diaria puesto que estos representan un estilo que esta siendo adoptado poco a poco por más personas para la realización de variados trámites a lo largo de su vida. No obstante se debe tener en cuenta que la creación de dichas plataformas debe contar con un respaldo que permita la protección de las mismas con el uso de variados métodos para continuar con la prestación del servicio de manera eficiente dando respuestas oportunas en caso de presentar algún inconveniente, muy similar a las acciones que se desempeñan en los archivos las cuales estan enfocadas en la realización de copias fuera de los soportes originales contando así con un plan de contingencia que permita continuar con el normal desarrollo de las actividades.
Adicional a ello es importante tener en cuenta que esta teconología documental no solo se fundamenta en el uso de plataformas web, porque a raiz del avance tecnologíco existente se puede hacer uso de variadas tecnicas para realizar una gestión documental adecuada, algunos de ellos son:
Audiovosuales
Estos almacenan archivos que contienen imagenes y audio.
http://bitly.ws/shue
Fotográficos
Se compone por fotografias e imagenes de las cuales existe documentación que la respalde.
En estas civilizaciones se idearon formas en las que poder dar sentido a estos sistemas documentales por medio de un método que fuera lo más eficiente posibledando origen a la creación de estanterias y diversos espacios de almacenamiento, pero al no tener en cuenta las condiciones de almacenaje de estos documentos al ser hallados muchos años más tarde se encontraban muchos de ellos en precarias condiciones las cuales hacían más difícil la tarea al momento de descifrar la información que contenían.
Siglos despúes se inicia el trabajo archivistico por el historiador, político y abogado José Manuel Restrepo Velez en el año 1826, en esta época se observaba el principio de procedencia institucional el cual hace referencia a el deber de no de mezclar los fondos documentales respectivos de una empresa con los de alguna otra, siendo estos conservados en su orden original de acuerdo a como fueron producidos según su respectivo proceso, en cuanto al orden original para un adecuada conservación, ordenamiento y clasificación de los documentos con el objetivo de que tanto el ente interno como externo tengan accesibilidad a estos, siendo entonces una herramienta de vital importancia para conservar la naturaleza, integridad y autenticidad de los mismos, siendo el principio de procedencia valido tanto para los archivos historicos como los administrativos, para la correcta aplicación de estos principios se deben realizar cierto tipo de actividades de reconocimiento de los documentos, a raiz de estos metodos surge la necesidad de otorgarle importancia alas funciones de archivo.
http://bitly.ws/sgJN
Tiempo despúes en el año 2000 se instauro la ley 594 por medio de la cual se dicta la ley general de archivo y otras disposiciones, en esta ley se comparten disposiciones de escogencia en cuanto a la forma en la que se pueden gestionar los documentos de forma tecnologíca. Por tanto en cuanto a lo mencionado anteriormente acerca de la gestión documental se expone lo siguiente:
1. Artículo 21. Programas de gestión documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
2. Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico,electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. ¿Pero entonces que papel desempeña la teconologia en este punto?
Teniendo en cuenta lo mencionado por la presente ley surge entonces una necesidad de automatización de los procesos documentales con el objetivo de, por un lado dar cumplimiento normativo y por otro adquirir un elemento que complementara la conservación de los soportes físicos permitiendo tambien dar origen a nuevas formas de almacenamiento. Esto da origen a el archivo digital el cual es una de las formas más eficaces de custodiar y conservar los documentos otorgando seguridad a los dirigentes puesto que se tiene un sistema que respalda y permite la accesibilidad dejando de lado el consumo de tiempo y costos cuando en el caso que se requiera realizar desplazamientos para obtener algun soporte, dentro de este punto tambien se debe teneer en cuenta que es parte fundamental para la difusión de los documentos.
Ligado a esto surgen los Softwares documentales como extensión de la rama digital que poco a poco se ha ido nutriendo en el ámbito de los archivos, estos softwares son capaces de gestionar cantidades voluminosas de documentos con el objetivo de optimizar de igual forma los procesos documentales dentro de las organizaciones permitiendo un avance en la manera de realizarlos y enfocandose siempre en la conservación y difusión de los mismos.
Estos métodos electronicos también son de gran ayuda en la vida diaria de las personas, permitiendo mejorar la realización de procesos documentales similares, claro esta que no de forma tan rigurosa, transformando la forma en la que son vistos los archivos y llegando a entender que son de vital importancia porque representan la memoria de los sucesos que esten plasmados en ellos y ante todo el poder que otorgan a su poseedor, en estos casos bastaria con llevar por ejemplo la contabilidad de los ingresos y egresos en una hoja de calculo de excel o crear carpetas en la nube formando una especie de repositorio documental con el fin de tener un plan de contingencia si es que el artefacto donde se encuentran almacenados sufre algun sinistro.
http://bitly.ws/sgQ3
http://bitly.ws/sgQ2
http://bitly.ws/sgRj
1. Permitiendo generar autorizaciones tanto de procedimientos, como medicamentos.
2. Solicitud de citas.
3. Aclaración de dudas.
4. Coordinación en la entrega de medicamentos, entre otros. https://www.youtube.com/watch?v=-j6HMLq4f2Y
Instituciones del estado
Hoy en día consultar el estado de solicitud de algún documento es tan facil como y sencillo como parpadear, esto se traduce en un importante avance tecnologíco, dentro de esta plataforma tan importante en la sociedad Colombiana se puede realizar procedimientos como:
1. Consulta del estado del documento de identidad como se menciono anteriormente.
2. Solicitud de citas con el objetivo de realizar algún tramite.
3. Consulta de puesto de votación electoral y si es que ha sido designado como jurado de votación en el proceso electoral que tenga vigencia en ese momento.
4. Adicional se cuenta con un espacio para resolver dudas y consultar preguntas frecuentes que pueden ser de gran ayuda al momento de navegar por esta interfaz.
https://www.youtube.com/watch?v=k7wJJde7UiY
Ahora se ha logrado que aquellos tramites que unicamente se podian realizar en el establecimiento de forma presencial se minimicen a plataformas virtuales donde estos son mucho más sencillos, algunos de ellos son:
1. Escritutas publicas.
2. Solicitud de registros civiles.
3. Hipotecas.
4. Incluso la autenticación de documentos.
https://www.youtube.com/watch?v=Owef4zuliXk
Adicional a ello es importante tener en cuenta que esta teconología documental no solo se fundamenta en el uso de plataformas web, porque a raiz del avance tecnologíco existente se puede hacer uso de variadas tecnicas para realizar una gestión documental adecuada, algunos de ellos son:
Audiovosuales
Estos almacenan archivos que contienen imagenes y audio.
http://bitly.ws/shue
Fotográficos
Se compone por fotografias e imagenes de las cuales existe documentación que la respalde.
Sonoros
Este tipo de soporte documental contiene elementos de audio.
Todo esto entonces dando un enorme grado de valor a la gestión documental ya que otorga infinidad de facilidades en todo el ciclo vital de los documentos, porque con estos métodos se tendran variedad de oportunidades desde el inicio del ciclo hasta su disposicion final.
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